从一个采购实例分析企业内控缺陷

从一个采购实例分析企业内控缺陷

转自视野论坛

    曾经在一家企业做生产循环的内部审计时遇到的一个实例。

    做内部审计我喜欢去跑跑现场，搜集资料的时候我喜欢和业务文员一起搜集，主要是怕资料多，女孩子抱不动。

    一次做生产循环的审计时我也没有错过这个“开小差”的机会，跑到车间去逛了一圈，然后就让生产文员带我去资料室找资料。果然，资料放在很高的位置，我们很艰难地才把它们取下来，我发现，资料保管不是很好，有些资料上面有一层厚厚的灰尘；在现场翻阅了一遍又发现，我需要看的生产现场管理的资料是按本装订的，一台机对应一本资料，可是部分机台当月尽管没有开机，仍然有一本空白的资料；还有些机器当月开机不足一个月，开机的那些天有资料记载，没开机的附有空白纸张。

    由此我在大脑中初步得出结论：生产纸张存在大量浪费，生产资料的现场控制存在缺陷。

    很多内审人员做到这里可能就开始沾沾自喜了，以为可以向上级领导提交一份漂亮的内控缺陷报告了，其实不然。

    发现这一现象后，我随即抽取了几本回到办公室仔细研究，初步估计纸张的浪费率在40%，然后找采购要到了生产用纸张的每月采购总量和每月采购单价发现：1、生产用纸张每月采购量巨大；2、生产用纸张每月的采购价格不变，且按照常识判断偏高。

    我与采购负责人沟通，对方对我的价格质疑非常不开心，大为不悦，说如果纸张单价由问题那这不成暴利行业了嘛？

    于是我让采购负责人敦促采购员要求该供应商和备选供应商重新报价，发现供应商报价是分等级的，即3000张以下0.2元\张，3000-5000张0.12元\张，5000张以上0.08元\张。而公司的采购单价一直是0.2元\张。发现这一问题后，我立马要求采购负责人约见供应商，由我、采购员和供应商就价格进行重新谈判并在以后的采购过程中均依据最新价格执行，对于之前的几个月的纸张采购价格偏贵的执行扣款，仅仅由于价格偏高就扣款近万元，并对供应商提出严重警告，由于考虑到部分关系及申请领导后，没有对供应商执行额外罚款。

    在这之后我又建议生产部门领导对生产纸张的使用进行更好地管控，采购部门加强自身的询比价工作。内审工作为公司创造了效益，促进了公司的管控，提升了内审地位。当然了，这个案例从侧面折射出公司的采购组织架构和职责划分上存在问题，询比价工作比较流于形式（以前采购环节的审计工作有证据支撑此结论）。

    通过这个案例说明，审计工作要抓住问题的内在实质和关联关系，明白牵一发而动全身的道理，细处入手，纵观全局，同时要有打破沙锅问到底不到黄河不死心的心理准备，不放过任何一个可能提升自身价值的机会，一查到底。